Mes visites - importation, association des données et localisation
Raccourcis
> Préparation des données ou utilisation de données d'exemple
> Choix de la feuille de calcul de référence
> Association des champs et paramétrage des contraintes
> Connecteur Outlook Office 365
> Localisation et traitement des résultats
> Sectorisation géographique des visites
>> Lier les secteurs au véhicules & Exporter
>> Lancement de l'optimisation des tournées
Principes
La page Mes visites (ou autre terme selon la terminologie par défaut appliquée ou personnalisée telle que vous l'avez définie dans la page Mon activité) est une étape obligatoire à chaque nouvelle simulation visant à optimiser un plan de tournées. Chaque optimisation de tournées passe d'abord par l'import et le paramétrage des contraintes pour vos visites et le géocodage. L'import des visites se réalise par l'intégration du fichier de visite, par l'explorateur de fichier ou glisser-déposer :
L'association des données et la localisation des adresses est alors réalisée automatiquement et peut être validée via un assistant interactif, avant de réaliser la sectorisation des visites ou l'optimisation des tournées. L'interface est divisée en deux partie : l'association des données et la localisation des visites. L'utilisateur peut se concentrer sur une des deux en cliquant sur 
pour masquer une des deux interface. Il en ensuite possible de cliquer sur 
pour afficher de nouveau les deux interfaces.
Cette page permet donc :
- d'importer un lot de données contenant les visites à optimiser, via un fichier ou depuis une source de données dans le cloud
- de choisir la feuille de calcul contenant vos visites dans le lot de données
- de configurer l'association de vos données avec TourSolver et paramétrer les contraintes
- de localiser les adresses et vérifier leur bon positionnement à l'aide d'un assistant interactif et d'une carte
- de sectoriser géographiquement les visites à réaliser, en utilisant une contrainte d'affectation des ressources, ou en équilibrant automatiquement les secteurs sur les critères de votre choix
Utilisation
Préparation des données ou utilisation de données d'exemple
Préparation des données
À l'arrivée dans la page Mes visites (ou autre terme selon la terminologie définie dans la page Mon activité), l'assistant permet en bas de page de télécharger un modèle de fichier de visites (voir un modèle de fichier). Ce fichier Excel vide vous aide à découvrir l'ensemble des données qu'il est possible de configurer pour vos visites à optimiser dans TourSolver. Il vous simplifiera la découverte de l'application et le paramétrage dans TourSolver.
Pour télécharger un modèle de fichier de visites :
- cliquez sur l'onglet Mes visites (ou autre terme selon la terminologie définie dans la page Mon activité)
- en bas de page, cliquez sur voir un modèle de fichier pour Télécharger une liste modèle pour vos visites
- ouvrez ce fichier dans un tableur (Microsoft Excel, OpenOffice, LibreOffice, Google Drive...) et remplissez la feuille de calcul avec les visites à réaliser chez vos clients.
Pour plus d'aide dans la découverte des contraintes qu'il est possible d'associer à vos visites dans TourSolver, reportez-vous au guide de référence des contraintes de TourSolver
- enregistrez les données dans un des nombreux formats compatibles avec TourSolver :
- XLSX ou XLS (Microsoft Excel)
- ODS (Open Document Spreadsheet)
- CSV (l'utilisateur doit spécifier le sépérateur à utiliser dans Mes Préférences)
- TXT (texte séparé par des tabulations)
Reportez-vous également à la page de la Foire Aux Questions pour vous aider à découvrir TourSolver si vous n'avez pas de données.
Utilisation de données d'exemple
À l'arrivée dans la page Mes visites (ou autre terme selon la terminologie définie dans la page Mon activité), il est possible de charger un exemple de fichier prêt à l'emploi.
> Fichier d'exemple de visites
Testez TourSolver à l'aide d'un autre fichier prêt à l'emploi, après avoir configuré Mon activité et Mes visites selon les conseils de paramétrage indiqués.
Importation des données
À l'arrivée dans la page Mes visites (ou autre terme selon la terminologie définie dans la page Mon activité), l'assistant permet d'importer vos visites.
Pour importer vos visites, vous avez le choix entre plusieurs méthodes :
- depuis votre explorateur de fichiers, glissez-déposez un fichier au format Excel (XLSX ou XLS), ODS, CSV (texte séparé par des points-virgules) ou TXT (texte séparé par des tabulations) dans la zone de dépose à gauche
- importez un fichier au format Excel (XLSX ou XLS), ODS, CSV (texte séparé par des points-virgules) ou TXT (texte séparé par des tabulations) en parcourant votre disque ou réseau local
- importez vos visites depuis le cloud en choisissant une source Google Sheets (tableur de Google Drive), Microsoft OneDrive (un classeur Office 365), Connecteur Outlook.
Une fois la source de donnée importée, elle est chargée dans TourSolver. Si le fichier est composé de plusieurs onglets, le choix de la feuille de calcul s'affiche ainsi qu'un aperçu du fichier, sinon vous passez directement à l'étape d'association des données et de géocodage.
Choix de la feuille de calcul de référence
L'aperçu des données permet de choisir parmi plusieurs feuilles de calcul (si les données sont stockées dans un classeur Excel, ODS, Google Spreadsheet).
Pour choisir la feuille de calcul de référence :
- cliquez sur le nom de la feuille de calcul à utiliser comme référence
- cliquez sur le bouton pour passer à l'étape d'association des champs et de paramétrage des contraintes des visites
Association des champs et paramétrage des contraintes
L'interface affiche une icône grise "information" devant chaque paramètre ou contrainte, donnant accès à une aide en ligne facilitant la découverte et aidant à la saisie des données. En savoir plus >
Cette étape permet de vérifier ou modifier l'association automatique des champs importés avec les données et contraintes de TourSolver. Elle est importante, puisqu'elle définit le bon paramétrage de l'ensemble des contraintes à respecter pour les visites durant l'optimisation des tournées.
Dans le tableau d'association des données, un Aperçu de vos données est affiché, et un ascenseur permet de visualiser l'intégralité du fichier.
Les actions suivantes sont possibles :
- vérifiez ou modifiez l'association automatique entre la nomination de votre colonne et le champ associé. Si la colonne est associée à un champ, une icône de coche verte l'indique. Pour modifier l'association d'un champ, cliquez sur la ligne Champ TS correspondant à la colonne et sélectionnez le champ à utiliser. Les champs sont rangés par catégorie, et les plus utilisés sont affichés par défaut. Pour voir l'intégralité des champs d'une catégorie, cliquez sur Tout afficher, et pour voir l'intégralité des catégories, sur Afficher toutes les catégories.
- si certaines colonnes ne trouvent aucune association, dans la ligne Champ TS, elles seront indiquées en "non reconnu" et leurs données ne seront pas prises en compte tant qu'elles n'auront pas été associées à un champ
- s'il existe des colonnes de vos données que vous ne souhaitez pas utiliser dans l'optimisation ni dans les exports du plan de tournées optimisé, cliquez sur la croix à côté du nom de la contrainte pour la désassocier
- si certaines colonnes ne sont que descriptives et non des contraintes utiles durant l'optimisation, choisissez de les associer à des Autres données de TourSolver
- Il est également possible d'ajouter une contrainte à cet instant précis, dont les valeurs seront communes à toutes les visites (par exemple, une seconde plage horaire de visite si elle n'a pas été préalablement définie dans le fichier importé). Pour cela, rendez-vous à droite du tableau et cliquez sur "+" pour ajouter une contrainte. Nommez-la et indiquez la valeur unique à prendre en compte.
L'association de champs est persistante d'un import de visites à l'autre, si le fichier de visites importé à chaque utilisation ne change pas de structure.
Poursuivez alors la configuration de vos visites à optimiser avec l'étape de localisation des visites.
Connecteur Outlook Office 365
Il permet :
- D’importer des contacts Outlook
- De les voir sur une carte
- De les sectoriser géographiquement
- De les optimiser
- D’intégrer les étapes de vos tournées dans l’agenda Outlook.
Cette fonction conviendra aux commerciaux itinérants de votre organisation. N’hésitez pas à en parler à vos collègues : cette option gratuite pour tous les titulaires d’une licence premium leur permettra de gagner un temp de préparation précieux.
Ce connecteur permet d’importer toutes les informations de contact (adresses, email, n° de téléphone etc..) de vos dossiers Outlook. TourSolver permet de les enrichir avec une durée de visite pour vos contacts.
Une fois vos contacts importés, il vous sera possible d’utiliser toutes les capacités cartographiques (géocodage, carte de thématique, cartes de chaleur etc..), de sectorisation géographique, et d’optimisation de tournées de l’application.
Figure : visualiser et optimiser les contacts depuis TourSolver
Localisation et traitement des résultats
Cette page permet donc de suivre le déroulement de la localisation automatique, de consulter les résultats et de modifier si nécessaire la correspondance automatique ou localisation infructueuse d'adresses dans le cas par exemple d'adresses erronnées ou incomplètes. Un bouton Street View permet de consulter la localisation proposée avant validation en cliquant sur Ajuster les adresses.
TourSolver associe par défaut certaines colonnes à certains champs, comme adresse, code postal, ville, X ou Y si ces informations sont disponibles. Si ces champs de localisation n'ont pas été automatiquement associés aux colonnes correspondantes, cliquez sur Champs de localisation pour faire la modification qui sera ensuite prise en compte pour le géocodage.
Il est possible de spécifier le format de l'adresse (en colonne séparées ou contenues dans une seule colonne), ainsi que d'utiliser les coordonnées XY si elles sont disponibles dans le fichier d'entrée.
Vous avez aussi la possibilité :
- de suivre le déroulement du processus automatique de localisation des adresses de vos visites. Si l'adresse est reconnue, ToutrSolver la géocode automatiquement.
- de consulter les indicateurs du rapport de localisation à la fin du processus automatique, qui sont affichés par défaut
- d'analyser les résultats à l'aide de tris et de filtres en cliquant sur Ajuster les adresses
-
de vérifier la localisation des visites dans l'ensemble grâce à la carte et à ses couches multiples en cliquant sur
(transport, satellite + trafic, terrain...) - de vérifier unitairement certaines adresses et leur localisation automatique
- de choisir une autre correspondance d'adresse que la correspondance automatique
- si nécessaire, de modifier l'adresse et re-localiser unitairement une visite
- si nécessaire, de déplacer la visite depuis la carte (en déplaçant la punaise) pour améliorer la précision de son positionnement géographique.
Les clients peuvent être filtrés par précision de géocodage. Vous pouvez modifier manuellement ces résultats de géocodage au besoin, en modifiant l'adresse en entrée ou en déplaçant un client directement sur la carte. La liste des clients modifiés est disponible via le filtre de couleur blanche, qui met en évidence les adresses modifiées.
Sectorisation géographique des visites
La version PREMIUM de TourSolver vous permet d'effectuer une sectorisation géographique des visites avant de lancer l'optimisation des tournées.
Le bouton propose d'effectuer cette sectorisation préalable à l'optimisation. Grâce à la fonction de sectorisation géographique des visites, il est possible :
- de visualiser, optimiser ou modifier une affectation des visites aux ressources, déjà définie via la contrainte Affecter des ressources ou secteur de TourSolver
- d'effectuer une nouvelle sectorisation géographique automatique des visites sur l'équipe en charge de l'optimisation des tournées à réaliser, sans affectation préalable des visites aux ressources ; cette sectorisation peut également être modifiée manuellement si besoin avant validation et lancement de l'optimisation des tournées
Définition du périmètre
Le bouton ouvre un dialogue qui permet de définir le périmètre de la sectorisation. L'utilisateur est inviter à sélectionner :
- Une équipe
- Des indicateurs. Il est possible de ne pas en définir, dans ce cas la sectorisation sera essentiellement géographique. à noter que tous les champs numériques importés sont séléctionnables. Il est ainsi possible de sectoriser sur vos données de chiffre d'affaire, de quantité à transporter, de durée, d'indices etc...
Sectoriser
Dans la page Sectorisation qui s'affiche alors, il est ensuite possible d'effectuer :
- une sectorisation automatique selon le nombre de ressources d'une équipe, équilibrée sur le nombre de visites ou sur tout autre indicateur importé avec les visites (quantité à livrer, durée de visites, chiffre d'affaires, potentiel, etc.)
- un équilibrage des secteurs selon le nombre de visites et/ou selon un indicateur d'équilibrage importé avec les visites (quantité à livrer, durée de visite, etc.)
- une modification assistée de la sectorisation, sur la base d'une répartition géographique des visites par ressource ou groupe de ressources
Lier les secteurs au véhicules & Exporter
Une fois la sectorisation terminée, le bouton affiche une interface permettant la confirmation, la définition ou la modification de l'affectation des ressources aux secteurs.
Une fonctionnalité l'interface propose une fonctionnalité d'export accessible via le bouton . L'export résume les affectations et intégère des cartes de secteurs sous un format Excel.
Enfin, le bouton affiche une fenêtre permettant de confirmer les principaux paramètres d'optimisation, avant lancement du processus. La sectorisation effectuée ici pourra également être affichée dans la carte des résultats d'optimisation.
La fonctionnalité de sectorisation géographique des visites est disponible en version PREMIUM de TourSolver. Elle n'est également pas encore disponible dans tous les pays couverts par TourSolver. Seul le continent européen est couvert dans un premier temps. Les autres continents seront progressivement couverts.
Lancement de l'optimisation des tournées
Une fois terminée la vérification des adresses localisées ou sa modification, cliquez sur le bouton pour confirmer les principaux paramètres d'optimisation.
La fenêtre Paramètres d'optimisation résume la période, l'équipe et les ressources à optimiser. Il est possible d'ajuster la période, l'équipe choisie pour l'optimisation ainsi que les ressources disponibles via la case à cocher en face de chacune dans le tableau. Ainsi, si une ou quelques ressources sont indisponibles à la dernière minute, il est possible de les ignorer de l'optimisation en décochant leur case à cocher.
Une icône d'engrenage 
en haut à droite du tableau permet de personnaliser les champs à afficher dans la liste de choix des ressources à optimiser.
En bas de la fenêtre des paramètres d'optimisation, les paramètres d'optimisation peuvent être personnalisés via le bouton 
. Si ces paramètres ne sont pas personnalisés, les ressources reprennent les paramétrages qui ont été faits dans l'onglet Mes Ressources. Les paramètres d'optimisation permettent de sur-définir certaines contraintes, et de choisir des stratégies d'optimisation.
Les paramètres d'optimisation pour sur-définir des champs
En tant que planificateur je souhaite modifier les paramètres d'optimisation de manière centralisée directement dans la page d'optimisation afin de ne pas faire d'aller/retour dans plusieurs pages de TourSolver (Activité / Ressource / Visite / Client / Optim) qui peuvent me faire commetre des erreurs. En tant que planificateur, je souhaite enregistrer une configuration particulière que je peux être amenée à ré-utiliser et qui diffère de mon paramétrage quotidien.
Les paramètres d'optimisation peuvent être sur-définis lors de cette étape, et seront donc les mêmes pour toutes les ressources de l'équipe si ils sont modifiés. Le paramétrage par défaut reprend les contraintes et valeurs stockées dans l'onglet Mes Ressources. Ce paramétrage ne peut jamais être modifié, il faut donc cliquer sur 
pour le dupliquer et ainsi pouvoir modifier et enregistrer une configuration différente.
Cette configuration sera disponible pour toutes les optimisations lancées par la suite tant qu'elle n'est pas supprimée. Un paramétrage (à l'exception du paramétrage par défaut) peut être modifié, supprimé et partagé avec les autres utilisateurs de TourSolver. Lorsqu'il est partagé, il ne peut être modifié que par son créateur.
Les paramètres d'optimisation pour définir des stratégies
Un onglet Priorité d'optimisation permet à l'utilisateur de définir les critères qui sont importants pour lui, afin que le moteur propose l'optimisation la plus adaptée à ses bestoins. Chaque priorité a 3 valeurs possibles : basse, normale, importante. Plusieurs priorités sont disponibles :
- réduire le nombre de kilomètres : plus la valeur est importante plus le solveur tente de minimiser le nombre de kilomètres, il peut choisir d'emprunter des itinéraires moins rapides mais plus courts
- réduire le temps de travail des ressources : une valeur basse peut aider à utiliser plus de ressources et à intégrer plus de visites. Une valeur haute peut aider à réduire les temps d'attente, le nombre de ressource et à compresser le planning
- réaliser le maximum de visites : lorsque la valeur est forte cela incite le moteur à planifier le maximum de visites. Lorsque cela est possible, il peut utliser des véhicules supplémentaires même pour une seule visite
- utiliser le moins de ressources possibles : 4 valeurs sont disponibles : telle que définie dans les coûts de sollicitation des ressources, basse, nomale, importante.
Une fois les paramètres vérifiés ou modifiés, cliquez sur le bouton pour lancer le processus d'optimisation des tournées.
Poursuivez maintenant votre utilisation de TourSolver en suivant le déroulement de l'optimisation de vos tournées et en exploitant les résultats du plan de tournées optimisé.
Bonne utilisation !
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